المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية: دليل صاحب المحل للربط مع منصة فاتورة

أغلب أصحاب المحلات تعودوا على المرحلة الأولى: فاتورة إلكترونية برمز QR، ولا حذف ولا تعديل بعد الإصدار. ثم يصلهم خبر الموجة الجديدة فيتساءلون: ماذا تغير؟ هل أحتاج جهازاً جديداً؟ وماذا يحدث إذا انقطع الإنترنت وقت الزحمة؟

هذا الدليل يشرح المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية بلغة المحل لا بلغة المبرمجين: ماذا يحدث لفاتورتك بعد إصدارها، وما الخطوات التي تمر بها لربط جهازك، وما الأخطاء التي تتكرر في الأسابيع الأولى.

المرحلة الأولى والثانية: ما الفرق؟

المرحلة الأولى بدأت في 4 ديسمبر 2021، ومحورها الإصدار والحفظ: تصدر فواتيرك إلكترونياً ببرنامج يلتزم بالمتطلبات، وتحفظها. والمرحلة الثانية بدأت في 1 يناير 2023، ومحورها الربط: برنامجك يتصل بمنصة فاتورة ويرسل إليها الفواتير.

المرحلة الثانية لا تلغي الأولى بل تبني عليها. فكل ما التزمت به من قبل يبقى، وتُضاف إليه خطوة الربط.

الاعتماد والإبلاغ: ماذا يحدث لفاتورتك؟

في المرحلة الثانية تختلف رحلة الفاتورة حسب نوعها، وهذا أهم ما تفهمه قبل الربط:

• الفاتورة الضريبية (للمنشآت): تمر بالاعتماد. يرسلها البرنامج إلى المنصة، وتُعتمد قبل أن تسلمها للمشتري.
• الفاتورة المبسطة (للأفراد): تمر بالإبلاغ. تسلمها للعميل فوراً، ويرسلها البرنامج إلى المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها.

مثال من محل زينة: شاب يركّب تظليلاً لسيارته الخاصة يأخذ فاتورة مبسطة ويمشي، والإبلاغ يتم في الخلفية. أما شركة توصيل تظلل خمس سيارات من أسطولها وتطلب فاتورة باسمها ورقمها الضريبي، فهذه فاتورة ضريبية تُعتمد أولاً، ثم تُسلم للشركة.

والإشعارات الدائنة والمدينة تتبع نفس المنطق، لأنها مستندات مرتبطة بفواتير. التفاصيل في دليل الإشعار الدائن.

ماذا يتغير في الفاتورة ورمز QR؟

شكل الفاتورة المطبوعة لن يتغير كثيراً في عين العميل: نفس البنود ونفس الضريبة ونفس رمز QR في أسفلها. الفرق فيما يحمله الرمز وما يحدث خلف الشاشة:

• رمز QR في المرحلة الثانية يحمل بصمة الفاتورة والتوقيع الرقمي والمفتاح العام، إضافة إلى بياناتها الأساسية.
• كل فاتورة يوقّعها البرنامج رقمياً قبل إرسالها، فلا يمكن تغيير محتواها دون أن ينكشف ذلك.
• كل فاتورة تحمل بصمتها الخاصة، فأي تغيير فيها بعد الإصدار يغيّر البصمة وينكشف.

والنتيجة العملية لك: أي تصحيح يكون بمستند جديد مرتبط بالفاتورة، لا بالرجوع إليها وتغييرها. وإذا أردت التفريق بين نوعي الفاتورة بالتفصيل فاقرأ الفاتورة الضريبية المبسطة والفاتورة الضريبية.

خطوات الربط مع منصة فاتورة

الربط يتم مرة واحدة لكل جهاز، ولا يحتاج أن تكون مبرمجاً. هذه الخطوات كما تمر بها في برنامج يدعم المرحلة الثانية:

ولا تؤجل الخطوة الأولى. أكثر ما يعطل الربط بيانات منشأة ناقصة، وأشهرها العنوان الوطني.

إذا انقطع الإنترنت

هذا أكثر سؤال يقلق أصحاب المحلات، والجواب يختلف بين البرامج. في البرنامج المحلي مثل زينة برو يستمر البيع والطباعة، والفواتير تنتظر في البرنامج وتُرسل عند عودة الاتصال. لكن انتبه لنقطتين:

• الفاتورة المبسطة يجب إبلاغها خلال 24 ساعة من إصدارها، فلا تترك جهاز الكاشير بلا إنترنت فترة أطول من ذلك.
• الفاتورة الضريبية تحتاج الاعتماد قبل تسليمها للمشتري، فإذا كان الإنترنت مقطوعاً فأجّل تسليم نسختها النهائية حتى يعود الاتصال وتُعتمد.

وإذا كان اتصال محلك ضعيفاً باستمرار، فاقرأ مقارنتنا في برنامج كاشير بدون إنترنت، وكيف يعمل البرنامج على جهاز المحل في بدون إنترنت ومن الجوال.

أخطاء شائعة عند الانتقال للمرحلة الثانية

1. بيانات منشأة ناقصة: عنوان وطني غير مكتمل أو سجل تجاري غير مسجل في البرنامج.
2. فاتورة ضريبية بدون بيانات المشتري: بيع لشركة باسمها دون رقمها الضريبي وعنوانها الوطني. وعدم ذكر الرقم الضريبي للمشتري من المخالفات التي أعلنتها الهيئة.
3. حذف الفاتورة بدل إصدار إشعار: العادة القديمة «امسحها واكتب غيرها» أصبحت مخالفة تبدأ غرامتها من 10,000 ريال.
4. الاكتفاء بطباعة QR: بعض البرامج تطبع رمزاً فقط ولا تدعم الربط، فيكتشف صاحب المحل ذلك قبل الموعد بأيام.
5. ترك الجهاز بلا إنترنت أياماً: البيع يستمر، لكن مهلة الإبلاغ تمر.
6. لا نسخة احتياطية: فواتيرك وسجلاتها على الجهاز، وتعطل الجهاز بدون نسخة يعني خسارة لا تُعوض.

أسئلة تسألها لمزود برنامجك قبل الربط

إذا كان برنامجك الحالي من مزود آخر، فلا تكتفِ بجواب «جاهزين». اسأل أسئلة محددة، واطلب أن ترى الإجابة على الشاشة لا في رسالة:

• كيف أسجل الجهاز في منصة فاتورة؟ وأين أدخل رمز التحقق؟
• هل يوقّع البرنامج الفواتير ويرسلها تلقائياً، أم أحتاج خطوة يدوية لكل فاتورة؟
• ماذا يحدث للفواتير إذا انقطع الإنترنت؟ وكيف أعرف أنها أُرسلت بعد عودته؟
• أين أرى الفواتير التي لم تُرسل بعد، أو التي ظهر عليها تنبيه من المنصة؟
• كيف يصدر البرنامج الإشعار الدائن للمرتجع؟ وهل يمنع تعديل الفاتورة وحذفها فعلاً؟
• هل الربط مشمول في السعر الحالي، أم برسوم إضافية أو باقة أعلى؟
• هل يفحص البرنامج اكتمال بيانات منشأتي وبيانات عملائي من المنشآت قبل الإصدار؟

الإجابات الواضحة على هذه الأسئلة تختصر عليك أسابيع من القلق قبل الموعد. وإذا كنت تقارن بين برامج قبل الشراء، فعندنا قائمة فحص أوسع في هل تعتمد الهيئة البرامج المحاسبية؟، وأسئلة الاختيار العامة في دليل اختيار برنامج الكاشير.

كيف يتعامل زينة برو مع المرحلة الثانية؟

زينة برو مبني على متطلبات الهيئة في المرحلتين، ويدعم الربط مع منصة فاتورة:

• من نقطة البيع تصدر فاتورة مبسطة للأفراد، وضريبية للمنشآت التي سجلت بياناتها في سجل العملاء.
• شاشة الفوترة الإلكترونية تفحص اكتمال بيانات منشأتك قبل الربط: الاسم والرقم الضريبي والسجل التجاري والعنوان الوطني.
• تسجيل الجهاز برمز التحقق، ثم توقيع كل فاتورة وإرسالها تلقائياً.
• المرتجع بإشعار دائن، والإضافة بإشعار مدين، والفاتورة لا تُعدل ولا تُحذف.
• نسخة احتياطية تلقائية عند التشغيل وكل 6 ساعات، ونسخة إضافية على فلاش أو OneDrive.
• إقرار ضريبة القيمة المضافة ببنود نموذج الهيئة من التقارير.

وإذا كنت تريد معرفة هل يشملك الموعد القادم، فابدأ من دليل الموجة 25، والصورة الكاملة في صفحة الفوترة الإلكترونية.

أسئلة شائعة

المصادر: خبر الهيئة عن الموجة الخامسة والعشرين ومتطلبات المرحلة الثانية، وخبر الهيئة عن مخالفات الفوترة الإلكترونية.